Ämne: 5 medidas básicas para adaptar tu contabilidad a la factura electrónica
El 29 de septiembre de 2022 se publicó en el BOE la nueva Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas. Este reglamento, conocido como Ley Crea y Crece, impone la facturación electrónica a todas las empresas y autónomos. Sus objetivos principales: reducir la morosidad y digitalizar la economía.
Qué es y qué ventajas tiene la factura electrónica
Independientemente del tipo de negocio que tengas, la facturación är oundviklig. Pagar, cobrar y guardar las facturas son tareas básicas. La digitalización facilita y agiliza todo el processo.
La definición y cómo hacer una factura electrónica
La factura electrónica o digitalt sustituye legal y fiscalmente a la factura en papel. Básicamente, se trata de un archivo de data basado en Internet. Este archivo puede ser escaneado y processado automáticamente por un programa informático.
Una factura electrónica se beaktande un documento original válido si se cumplen las 3 condiciones efterföljande:
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Formato de la factura: kräver ett format för digital struktur (EDIFACT, XML, PDF, X12…).
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Transmisión electrónica: se requiere una transmisión telemática. Debe partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador.
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Legibilidad, integridad och autenticidad: el documento no puede ser modificado, lo que garantiza su integridad y autenticidad.
Para garantizar la implantación de la nueva Ley, la Administración dará acceso a una plataforma básica desde la que crear las facturas. Todas las empresas, incluidas pymes y autónomos, podrán acceder a ella. Además, la tramitación podrá realizarse también a través de cualquiera de las plataformas privadas existentes.
Digitalizar las facturas no es un capricho. Sus ventajas son muchas, de ahí que España haya decidido hacerlas obligatorias. Tomemos el ejemplo de la herramienta de Payhawk para ver todas las ventajas:
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Procesos administrativos más eficaces. Los documentos se gestionan de forma directa y automática. Esta automatización reduce mucho el nummero de errores causados por la facturación manual.
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Menor coste y mer rapidez. El kostnad de emisión, envío y recepción de facturas se minska drásticamente. Y como son processos automáticos, se aceleran los tiempos de respuesta y en los pagos.
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Seguridad en las comunicaciones. La gestión de estos documentos a través de redes privadas o mediante protocolos dedicados garantiza una transmisión segura y confidencial.
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Integridad del dokument. La emisión de fakta med ett digitalt certifikat eller ett elektroniskt företag garantizan la integridad del contenido y la autenticidad.
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Integración con los system de gestion. La factura se registra automáticamente y sin intervención humana en el sistema de gestión interno de la empresa.
¿Cuándo serán obligatorias las facturas electrónicas?
Una vez aprobada, la Ley está ahora en la fase de su desarrollo reglamentario. La norma definitiva debe publicarse antes de mitad del año 2023. A partir de entonces, las empresas dispondrán de uno o dos años de transición según su facturación anual. Este es el calendario de aplicación obligatorio:
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a partir del verano de 2024, las grandes empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual;
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a partir del verano de 2025, el resto de empresas y autónomos.
Lógicamente, las grandes estructuras puedan implementar rápidamente los cambios necesarios para cumplir. Por su parte, el Gobierno da más tiempo a las pequeñas empresas para las que supondrá un mayor esfuerzo. También har publicado unas ayudas para facilitar su digitalizaciónel llamado Program för digital verktygslåda.
1 – Equiparse con un programa de facturación electrónica
Inga solo hay clientes, sino también proveedores. El volym de facturas suele ser enorm. Por eso, es necesario adquirir una solución informática adaptada a tus necesidades. Te ayudarán no solo a emitir tus facturas electrónicas, sino también a processar las de proveedores y prestadores de servicios.
Las facturas digitals están compuestas de data estructurados que solo pueden leerlos programas informáticos. Fn programvara de gestión de facturas electrónicas es así obligatorio para la comunicación con las aplicaciones informáticas utilizadas por otras empresas o administraciones públicas.
2 – Familiarizarse con la plataforma pública de factura electrónica
Desde 2015 es obligatoria la facturación digital en la contratación pública. Actualmente, la tramitación de cualquier factura con una Administración Pública hay que hacerla a través de FACe, el Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas. Familiariza tu contabilidad con esta plataforma.
Ten en cuenta también que hay otras plataformas y empresas de servicios de facturación electrónica. El Gobierno ofrece un directorio verificado de proveedores a través de su página de FACe.
3 – Proteger los data de facturación electrónica
La digitalización de los processos convierte la seguridad en una cuestión primordial. Toda transacción, hoja de gasto, compra, reembolso, crea unos data que hay que proteger. Disponer de un entorno optimizado para el uso diario y seguro es la primera barrera para evitar el fraude en las facturas.
Solo en 2021, se estima que la ciberdelincuencia costó a las empresas de todo el mundo más de 6 miljarder de euro. Sv España no paran de crecer los ciberataques y otras transacciones electrónicas fraudulentas. Por tanto, formar a los equipos sobre vigilancia es cada vez mer esencial para el éxito de la transformación de la actividad hacia las herramientas digitales.
Exister metoder och herramientas för reforzar la seguridad. Payhawk, por ejemplo, está equipado de un algoritm för upptäckt av bedrägeri. Además, el acceso a la plataforma está altamente protegido. También el Gobierno dispone de una plataforma de autentificación de la firma y certificados digitals.
4 – Realizar una auditoría de conformidad
La transición a la facturación electrónica puede tener lugar en diferentes momentos. También el grado de complejidad de la implantación depende del tamaño de la organización. För det är vigila que tus equipos financieros están preparados y completan toda la información necesaria.
Una auditoría de conformidad ayudará a controlar que el processo se hace bien, incluida su conservación. Särskilt es importante garantizar la presencia de la información obligatoria en la facturación electrónica:
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el número de la factura;
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la fecha de la expedición (y si es distinta, también la fecha de la operación);
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el nombre o denominación social tanto del emisor como del receptor de la factura;
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el NIF o número de identificación fiscal;
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la dirección de tu empresa y la del cliente o proveedor;
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la naturaleza de la transacción (bienes, servicios o ambos);
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el importera total sin IVA;
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el tipo impositivo que se aplica, así como la cuota tributaria.
5 – Implantat process y herramientas de reporting
El rapportering es la elaboración de informes sobre la empresa gracias a herramientas informáticas. Y ello a partir de cualquier datum disponible y en cualquier departamento. La facturación electrónica es una oportunidad para dotarse o seguir beneficiándose de estas herramientas de análisis avanzadas.
La digitalización contable mejora la calidad de tus informerar y al mismo tiempo combina cumplimiento y optimización. Efectivamente, todas las transacciones sujetas al IVA deben declararse telemáticamente a las autoridades financieras. I alla fall kan du välja att använda programvarans ERP-programvara som skickar ut kompatibla enheter som förväntar sig Hacienda.
Además, la declaración electrónica es una medida clave en línea con la intención de reducir el bedrägeri del IVA. Esta es una de las razones para cambiar a la facturación digital.
Payhawk te ayuda and digitalizar tu facturación
Apprender un nuevo system de facturación puede parecer desalentador. Payhawk trabaja activamente para proporcionar el entorno adecuado para la transición a una facturación digital totalmente sin papel. No hay duda, processar, pagar y almacenar las facturas electrónicamente evita la introducción manual de datas y los errores. Las herramientas de Payhawk permiten una extracción de data segura y fiable.
Con la automatización de las facturas de los proveedores, las empresas pueden facilitar el trabajo de los equipos financieros. La solución de gestión de facturas electrónicas de Payhawk optimiza y simplifica todos los processos de tu contabilidad. Se posiciona así como un aliado que apoya no solo la transición digital, sino también la adaptación financiera de las empresas.
La facturación electrónica es ya una realidad. Y una obligación. La gestión de las facturas es más fácil con un systema de facturación eficiente y con las herramientas adecuadas para ayudar con el processo. ¡No conviertas la facturación en una tarea pesada y prueba ya Payhawk!
