Conozca 10 consejos sobre cómo organizar sus notas digitales

Conozca 10 consejos sobre cómo organizar sus notas digitales
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No se pierda con papeles y utilice un buen programa para organizar sus notas digitales con estos importantes consejos

Hoy en día, con la cantidad de información que estamos bombardeados en todo momento, es muy fácil olvidar algo. Por lo tanto, nada mejor que hacer notas digitales! Sin embargo, hacerlas es muy fácil. Lo difícil es saber cómo usarlas. Para realmente utilizar las notas que usted toma, usted tiene que organizar y saber cómo encontrarlas.

Los consejos de este artículo sobre cómo empezar a usar una aplicación de anotaciones y organizar sus notas seguramente le ayudará a mantener su vida más organizada.

Elija una buena aplicación para organizar sus notas digitales

La aplicación de anotación elegida influye fuertemente en la forma en que verá sus notas de nuevo. La aplicación básica de anotaciones que viene preinstalado en su smartphone o tablet probablemente no es muy bueno. Por supuesto, ya lo ha utilizado antes, y funciona bien, pero tal vez usted no sabe cuáles son los recursos que faltan para separar las aplicaciones meramente satisfactorias de los excelentes.

Microsoft One Note
es uno de los mejores servicios para crear y organizar sus notas digitalesMicrosoft One Note
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Hay tres caracter√≠sticas importantes que hacen que las aplicaciones de anotaciones realmente √ļtiles: carpetas, etiquetas y reconocimiento √≥ptico de caracteres (OCR). Las tres aplicaciones m√°s recomendadas, basadas en pruebas personales y expertos de muchas aplicaciones de anotaci√≥n a lo largo de los a√Īos, son:

  • Microsoft OneNote, si desea una aplicaci√≥n de anotaci√≥n gratuita;
  • Evernote, si usted no le importa pagar por una suscripci√≥n Premium (pero tambi√©n tiene una versi√≥n gratuita con menos recursos);
  • Quip para anotaciones colaborativas.

Crear una Bandeja de entrada

Cuando usted hace una anotación rápidamente, es necesario un lugar para salvarla donde no se pierda. Crear una carpeta Caja de entrada en su aplicación de notas digitales y establézcala como la ubicación de almacenamiento predeterminada.

Vaya a la Bandeja de entrada regularmente para agregar m√°s informaci√≥n sobre sus anotaciones y clasificarlas. No es necesario limpiar la Bandeja de entrada en una l√≠nea de tiempo establecida, pero trate de hacerlo cuando tiene su aplicaci√≥n de notas abierta en una pantalla de tama√Īo normal, por ejemplo. Esto hace que sea m√°s f√°cil ver lo que est√°s haciendo y ver todas las opciones disponibles.

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Quip ofrece una interfaz sencilla y llena de recursos para organizar su bandeja de entrada

Una Bandeja de entrada es un gran lugar para almacenar notas revisadas con frecuencia. Por ejemplo, mantengo una anotaci√≥n con todos los nombres y contrase√Īas de la red Wi-Fi de todos mis amigos, por lo tanto, si lleva un nuevo dispositivo a la casa o borrar la contrase√Īa, puede entrar en la red de nuevo sin molestar a nadie con los detalles .

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Clasifique las anotaciones en carpetas o bloques de anotaciones

Las carpetas, que algunas aplicaciones tambi√©n llaman cuadernos, le ayudan a organizar sus anotaciones manualmente. Ellos se vuelven √ļtiles m√°s adelante cuando usted desea explorar notas sobre un tema determinado, como todas las notas que son recetas, anotaciones de trabajo, listas de compras, etc.

Las carpetas creadas y cómo las nombra dependen de los tipos de notas que se utilizan con frecuencia. Si no está seguro de cómo va a organizar sus carpetas, comience con carpetas para Bandeja de entrada, Lectura, Casa, Personal y trabajo. Usted siempre puede cambiarlas y crear más cuando tenga una idea de cómo las utiliza.

Imagine que este proceso de organización por carpetas sigue la misma metodología que la organización de los archivos de sistema
en sistemas operativos como Windows
o Linux. Es mucho más fácil si encuentra el archivo que necesita cuando está clasificado correctamente en la carpeta correcta. Con sus anotaciones, usted necesita tener el mismo tipo de filosofía organizacional.

Cree accesos directos a sus carpetas favoritas

Cualquier aplicaci√≥n de notas digitales bien usada tiene carpetas que se mueven m√°s que otras. Haz que estas carpetas sean f√°ciles de localizar, creando accesos directos para ellos o marc√°ndolos como favoritos. Estas son las carpetas en las que observa con frecuencia, como anotaciones hechas y a√Īade nuevas.

Evernote le permite crear accesos directos a sus carpetas favoritasEvernote le permite crear accesos directos a sus carpetas favoritas

Es probable que tenga otras carpetas que sólo mantengan las anotaciones hasta un momento inesperado en el que las necesita. No tienen que estar en el frente y en el centro.

Use Tags para sus notas digitales

Etiquetas te ayudan a encontrar notas existentes. Puede restringir lo que ve en una carpeta determinada o mostrar todas las anotaciones marcadas con un tema com√ļn en varias carpetas. Tambi√©n ayudan a encontrar notas que pertenecen a alg√ļn tema, incluso si la palabra clave no aparece en la propia nota. A continuaci√≥n tenemos algunos ejemplos de c√≥mo utilizar etiquetas:

Etiquetas son esenciales para mantener sus notas digitales organizadasEtiquetas son esenciales para mantener sus notas digitales organizadas
  • ejemplo 1
    :
    Digamos que tiene una carpeta llamada recetas y esté planeando una fiesta para algunos vegetarianos. Usted puede extraer todas las notas sólo de la carpeta que se etiqueta como vegetariana para tener ideas sobre qué hacer.
  • ejemplo 2
    :
    Tal vez usted sea un escritor que escribe para diferentes publicaciones. Usted puede hacer anotaciones sobre artículos y organizarlos en carpetas sobre la base de donde se publican. Puede haber momentos, sin embargo, en que usted desea explorar todas las notas que tiene sobre un tema determinado, independientemente de quién publicó la pieza. Si ha marcado sus notas con este tema, puede buscar la etiqueta y verlas, independientemente de la carpeta en la que están.
  • ejemplo 3
    :
    Usted reenvía un correo electrónico relacionado con un proyecto en el que está trabajando en su aplicación de anotaciones. El mensaje nunca dice el nombre del proyecto o cuál es. Es así que la gente se comunica cuando están en medio de algo. En este caso, puede agregar etiquetas para definir la nota (nombre del proyecto, cliente, descripción del trabajo) para que pueda encontrar la nota cuando lo necesite.
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Aprende manejar tus tags

Etiquetas son excelentes herramientas para organizar sus notas. Sin embargo, cuanto m√°s a√Īadir etiquetas, m√°s confusas y desorganizadas, sus notas pueden quedarse si est√° creando muchas categor√≠as que podr√≠an ser aglutinadas o eliminadas. Entonces, de vez en cuando, eliminar algunas etiquetas para mantener su acervo de notas m√°s "enjuto" posible.

Tire de una lista de todas las etiquetas en uso. A menudo, puede ver el recuento de notas al lado de la etiqueta. Primero, busque duplicados. Si tiene etiquetas para "app" y "apps", elimine lo que tenga menos anotaciones. Abra las notas afectadas y a√Īada la etiqueta que va a mantener.

Adem√°s, si tiene alguna etiqueta con dos o menos notas, considere deshacerse de ellas. Probablemente no est√°n haciendo nada bueno.

Crea un acceso directo a tu smartphone

Haga un atajo en su smartphone para iniciar una nueva nota en su aplicación de anotaciones para que la captura de ideas e información esté siempre al alcance. En dispositivos iOS, puede crear un atajo Siri y, en Android, buscar una opción de Nuevo widget de nota en la aplicación.

Microsoft One Note
cuenta con integración y sincronización completa entre el programa de escritorio y la aplicación móvilMicrosoft One Note
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dictar

Cuando algo le viene a la mente, usted quiere escribir, pero puede ser que esté seriamente apresurado o está paseando con su perro y apenas puede sostener la correa y el celular al mismo tiempo. Por estas y otras situaciones complicadas, que herramientas de dictados son esenciales en servicios de notas digitales.

La mayoría de los smartphones
tiene una función de habla para el texto. Usarlo! Inicie una nueva nota, presione el icono del micrófono en el teclado y hable lo que desea anotar. Como alternativa, puede grabar una nota de voz y transcribir después.

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Usted puede usar Siri para dictar notas para el EvernoteUsted puede usar Siri para dictar notas para el Evernote

Si usted adquiere el hábito y acaba dictando frecuentemente largos pasajes, tal vez quiera usar un servicio de transcripción para ahorrar tiempo. Hay muchas buenas opciones gratuitas y pagadas disponibles, aunque las opciones pagadas tienden a ser considerablemente más precisas.

Adjuntar Im√°genes, PDF y utilizar OCR

Si su aplicaci√≥n tiene OCR, puede buscar el texto que se encuentra en im√°genes, archivos PDF y otros archivos que se env√≠an a √©l. No tenga verg√ľenza de agregar archivos a sus anotaciones cuando las necesite. Esto incluye tomar fotos de se√Īales informativas, anotaciones manuscritas, p√°ginas de libros y as√≠ sucesivamente.

Digamos que adjunte un PDF de un recibo de una comida que necesita reclamar en un informe de gastos. Usted olvid√≥ marcar "recibo" y no sabe d√≥nde se queda. Si recuerda el nombre del restaurante, puede escribirlo en la barra de b√ļsqueda y el OCR lo rastrear√°.

Preste atención a los límites que su aplicación de anotaciones o tipo de cuenta aplica a su uso y almacenamiento de OCR. Por ejemplo, la versión gratuita de Evernote ejecuta OCR en imágenes, pero no documentos PDF y documentos de Office. Usted necesita una cuenta Premium o Business para ello. Si su aplicación no tiene escaneado integrado, puede que desee emparejarse con una aplicación de escaneado para dispositivos móviles.

Organiza en una pantalla grande

Lo ideal es que su aplicación de anotaciones tenga un programa de escritorio y una aplicación web. Utilice uno de ellos (en general, las aplicaciones de escritorio son mejores para este propósito) al clasificar por la bandeja de entrada y organizar sus anotaciones.

Tener una pantalla grande le ayuda a ver m√°s de la aplicaci√≥n y, por lo tanto, m√°s de su estructura de carpetas, etiquetas y otra informaci√≥n a√Īadida a las notas para mantenerlas organizadas. Si usted puede ver todas sus opciones, es m√°s probable que elija las m√°s adecuadas.

Incluso si su programa de notas digitales tiene una versión móvil, ver sus notas en una pantalla grande es muy importanteIncluso si su programa de notas digitales tiene una versión móvil, ver sus notas en una pantalla grande es muy importante

Cuando se organizan las herramientas de anotaciones, se aumentan las posibilidades de no sólo tomar notas más relevantes, sino también de almacenarlas de una manera que permita revisarlas cuando sea la hora apropiada.

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