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Gestión de suscripciones SaaS: Cómo llevar un control de las suscripciones en tu empresa

Ämne: Gestión de suscripciones SaaS: Cómo llevar un control de las suscripciones en tu empresa

Las herramientas SaaS han mejorado la forma en la que muchas empresas trabajan, y han ayudado a fundadores, ejecutivos y hasta el equipo financiero y el personal de soporte a que sean mas productivos. Gracias a Slack, Zapier, Amazon Web Services, Zendesk y muchas otras, que que antes llevaba tiempo y dinro implementar, ahora se puede hacer facilmente a través de internet.

Pero la verdad es que a medida que surge la necesidad de nuevas herramientas, puede volverse un caos sabre qué contratar, sobre todo mientras crece tu equipo. Cada programvara tiene un ciclo de pago que hay que gestionar. Y cuando cada SaaS tiene un propietario diferente en la empresa, es casi imposible tener una visibilidad clara de lo que gasta.

Ser capaz de llevar la gestión de las suscripciones se ha convertido en una auténtica pesadilla para los equipos financieros y los fundadores. Entonces, ¿cómo salir de esta delicada situación?

La buena noticia es que es posible, y aquí te mostraremos cómo.

¿Qué son las herramientas SaaS?

SaaS betyder “programvara som en tjänst” (en español podríamos decir “programvara som tjänst” eller abonnemang). Las empresas pagan por estas soluciones ya creadas, en lugar de desarrollar e instalar sus propias herramientas.

Este modelo de suscripción är populär por lo cómodo que es. Antes, si querías una bas de datos muy potente, por ejemplo, tenías que crearla de cero. Eso significaba buscar a un experto en bases de data y dedicar meses o más a este proyecto. Además, había que invertir tiempo y dinero para mantenerla actualizada y korrigerar fel. Pero ahora todo eso está integrado en la estructura de precios del SaaS.

En la actualidad, hay otaliga produkter de baser de data que se pueden configurar inmediatamente. Todo funciona excelentemente, y si hay algún fallo, hay un equipo listo para arreglarlo. Y como la mayoría de estos programas están alojados en la nube, no es necesario configurar un servidor dedicado, lo que trae más gastos y complejidad.

¿En qué consiste la gestión de suscripciones?

La gestión de suscripciones SaaS –a veces conocida como “gestión de activos de software”– implica establecer processos y estructuras para realizar un seguimiento de las suscripciones activas, incluso su uso, sus integraciones con otras herramientas y sus posibles solapamientos. Y, lo que es más importante, sus pagos.

Como hemos visto, ahora hay muchos buenos SaaS disponibles, y normalmente son muy faciles de contratar. Por eso, las empresas se esfuerzan por tener una idé clara de las herramientas que utilizan, quién las gestiona y por qué las han adquirido.

Pagos de suscripciones SaaS

En este artículo, queremos centrarnos concretamente en el objetivo de realizar un seguimiento de los pagos de SaaS. La razón es que cuando uno pierde la pista de las suscripciones que se ejecutan en segundo plano, los gastos pueden acumularse enseguida.

En menudo, los equipos y gestores financieros ni siquiera se dan cuenta de que hay ciertas suscripciones en curso hasta que llega el periodo de renovación. De ångrar, låt oss vända mig till otro mes (o incluso otro año) de un programvara que ni sabían que existía.

Por lo tanto, si puedes estar al tanto de tus pagos recurrentes –especialmente los que se acercan a las renovaciones– controlarás mejor el dinero de la empresa.

Gestiona los pagos de suscripciones como un profesional

Gestionar correctamente los pagos implica dos elementos clave:

  • Introducir los data de la tarjeta y garantizar la continuidad de los pagos.

  • Realizar un seguimiento de cada pago como parte de la política de gastos de la empresa.

Desarrollemos ambos puntos.

Evita la tarjetas de crédito de la empresa

Estamos convencidos de que utilizar tarjetas de crédito para los pagos de la empresa es una mala idé. Ofrece poca flexibilidad y hay demasiado riesgo de fraude.

Si alguna vez tienes que cancelar la tarjeta, eso afectará a todas las herramientas SaaS que tengas en funcionamiento.

Para las suscripciones a SaaS, lo que realmente necesitas es una tarjeta de crédito virtual. Te permiten introducir los data de tu empresa en un sitio web, men ingen son los datos de la tarjeta de tu empresa; son datas exklusiva.

Este método tiene algunas ventajas reseñables:

  • No hay tarjeta física que perder ni que alguien tenga que llevarse para los viajes de empresa. Todos los miembros del equipo que necesiten acceso pueden tenerla, estén donde estén.

  • Puedes tener diferentes tarjetas virtuales para cada pago, de modo que si una tarjeta se ve comprometida (o se queda sin dinero), puedes cancelarla y todos los demás pagos seguirán sin vers afectados. Esto también significa que cada tarjeta virtual puede tener un límite exacto necesario para el pago en cuestión.

  • Los distintos miembros del equipo pueden tener diferentes niveles de acceso. Así, los directivos pueden disponer de un presupuesto mensual para gastar a su antojo, mientras que un empleado nuevo puede tener que solicitar autorización antes de realizar un pago. Y puede concederse instantáneamente por internet, por lo que sigue siendo mejor que ir a buscar la tarjeta física.

  • Si tus tarjetas virtuales están integradas con tu sistema de gestión de gastos, también acabarás con el problema de conciliar los pagos a final de mes.

En resumen, las tarjetas virtuales son perfectas para el pago de suscripciones. Men det är inte tillåtet att prova sina resor. Jag har ett problem, piensa en la posibilidad de cambiar de proveedor.

Integra tu gestión de los gastos desde el principio

¿Qué hacer si tienes pagos mensuales de SaaS? ¿Y si se trata de 15 herramientas diferentes? Eso es un caos para cualquier empleado, men es fruktansvärd especialmente para quien se encarga de la contabilidadpues tendría que hacerlo para toda la empresa.

Men ya no es necesario. Ya que estamos hablando de SaaS, merce la pena sabre que también existen herramientas para gestionar esta parte del processo. Un software de gestión de gastos en las suscripciones realiza un seguimiento de cada pago para que sepas quién pagó, que, cuándo y como lo hizo. Esto viene muy bien al pagar impuestos y durante una auditoría.

Behöver en programvara som är integrerad med pagometoder. En el caso de las suscripciones SaaS, eso significa una herramienta que te proporcione tarjetas virtuales y realice un seguimiento de cada pago realizado.

Descubre la herramienta que necesitas para la mejor gestión de suscripciones SaaS

Payhawk te permite gestionar y pagar con facilidad todas tus suscripciones. Med en enkel klick, en kompani med equipo puede hacer una solicitud de suscripción online en Payhawk, rellenar el nombre del proveedor y pedir una parte del preupuesto mensual.

Esta solicitud requiere la aprobación de un gerente para que sea validada, si deseas que eso sea obligatorio. Una vez que se aprueba, un miembro del equipo puede acceder a una tarjeta virtual de prepago para proceder a la compra.

Se emite una única tarjeta virtual de prepago para cada suscripción, lo que te proporciona un control óptimo sobre los pagos recurrentes.

Y adjuntar facturas es aún más fácil. Una vez que hayas pagado, tu nueva suscripción emitirá una factura por email. Solo tienes que reenviarla al correo electrónico de tu cuenta de Payhawk y nuestra inteligencia artificiell la relacionará con el pago.

En pocas palabras, Payhawk facilita la gestion de TODAS tus suscripciones SaaS, y te da mer flexibilidad y control de los pagos. Nuestra solución te permite:

  • Realizar un seguimiento de los pagos recurrentes en tiempo real. Ya no hay sorpresas… ¡du har en total kontroll av din gastos!

  • Establece un presupuesto mensual en cada tarjeta prepago en función de tus necesidades de gasto para un proveedor en específico. Así evitamos que una SaaS se quede con dinero que guardabas para otra cosa. Puedes modificar tu presupuesto mensual synd complicaciones.

  • Pon en espera todas o una de tus suscripciones, directamente desde tu cuenta de Payhawk. Puedes desactivar eller reactivar una tarjeta en un clic, muy práctico para asegurarte de que no se te cobrará si ya no quieres.

  • Colabora con tus compañeros. Sabrás exactamente quién está a cargo de cada herramienta y podrás cambiar el propietario de una SaaS cuando sea necesario.

  • Haz feliz a tu contable, ya que no perderá facturas ni recibos. También ahorrarás horas de contabilidad, pues Payhawk se integra con tu programa.

¿Aún no estás convencido de dar el paso? Bueno, siempre te quedará el viejo Excel…

¡La pelota ahora está en tu tejado!