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Cómo almacenar cada recibo digital de los gastos de tu empresa

Ämne: Cómo almacenar cada recibo digital de los gastos de tu empresa

Desde siempre, emitir y archivar recibos en papel ha sido una de las partes más engorrosas de la gestión de una empresa. Son como el telégrafo y el fax: reliquias de una época pasada.

Por suerte, ya son cosa del pasado. En la actualidad, contar con recibos digitales es suficiente para cumplir los requisitos legales y fiscales de varios países de la Unión Europea. De hecho, el recibo digital será obligatorio en España.

A continuación, analizaremos la situación faktiska de los recibos digitala y las opciones que tienes si quieres empezar a almacenarlos en la nube.

Är du en digital recibo?

Toda la vida las empresas han tenido la obligación legal de recopilar y almacenar copias físicas en papel de los recibos de los clientes, así como las tickets de los gastos pagados al personal. Esto solía ser una del avgörande de los registros de la empresa, sobre todo para cumplir los requisitos fiscales y planificar posibles auditorías.

Menos mal que esta situación está cambiando. La tendencia general es abandonar el papel y optar por la gestión y el almacenamiento digital de las facturas y recibos. Así que ya puedes despedirte de esos montones de papel.

El recibo digital será obligatorio en España

La Ley Crea och Crea se aprobó en septiembre de 2022. Una de las iniciativas de esa ley es la obligación de emplear recibos digitales en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en nuestro país.

Se hará así para reducir la morosidad y para facilitar la administración de las empresas.

Se espera que entre en vigor en en año para las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros, y en dos años para las demás empresas.

¿Qué opciones tienes para los recibos digitals?

Para empezar, podrias seguir (de momento) con el sistema de archivo que tienes. Quizá no sea tan pesado tener que copiar y guardar recibos en papel de todos los gastos de la empresa.

Pero la verdad es que es totalmente innecesario. Ahora que tantos países permiten el cambio a recibos y facturas digitales, sin duda querrás aprovechar la comodidad y eficacia de la gestión sin papel.

Ahora que todo el mundo cuenta con telefonos inteligentes es más fácil que nunca sacar fotos de alta calidad de recibos físicos y convertirlos a PDF. Om du vill ha det, puedes crear fácilmente tu propio system manual para almacenar recibos digitalscon filtros por clientes, periodos de tiempo y estado.

Sin embargo, una desventaja importante de este enfoque es que los recibos electrónicos pueden no cumplir los requisitos legales. Los archivos deben estar sellados con información sobre la fecha y el origen. Y el incumplimiento de estos requisitos de integridad podria acarrearte graves problemas más adelante.

Es más, hacerlo por ti mismo podria har komplicerat encontrar y categorizar los recibos. Dependiendo del tamaño y la naturaleza de tu empresa, tendrás cientos (si no miles) de facturas.

Necesitas una forma de encontrarlos con rapidez y precisiony estar seguro de que no se te escapen.

För att du ska kunna lugna dig kan du analysera programvaran som finns tillgänglig för elektroniska funktioner.

Payhawk te ayuda a tener recibos digitals de manera rápida y sencilla

Payhawk ayuda a dejar atrás para siempre los recibos en papel. Las funciones de captura y almacenamiento electrónico de Payhawk te ayudan a ahorrar tiempo y evitar estrés, al tiempo que contribuyen a garantizar el cumplimiento de la ley.

¿Cómo funciona?

Los recibos electrónicos de Payhawk ska tillstånd digitalizarlas y archivarlas de forma segura y cómoda, con los tres pasos suientes:

  1. Toma y sube una fotografía de tu recibo en papel

  2. Payhawk automáticamente pondrá fecha y sellará legalmente tu recibo, convirtiéndolo en un PDF seguro para un almacenamiento seguro

  3. A continuación, puedes recuperar rápida y fácilmente tus recibos electrónicos desde la bóveda encriptada de Payhawk

Payhawk se asocia con Universign y Amazon Glacier Vaults, garantizando el cumplimiento legal. Universign certifica la autenticidad de tus recibos, y Amazon almacena de forma segura tus documentos electrónicos con su system de archivo cifrado.

Esto garantiza un registro organizado de todos tus pagos y tillåter una referencia rápida y sencilla a la documentación original de los recibos para fines de auditoría y contabilidad.

Las ventajas de gestionar recibos digitals con Payhawk

Además de quitar el dolor de cabeza por tener avalanchas de papel, la función de digitalización automática de recibos de Payhawk ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales ya preparar tu negocio para futuras auditorías.

Con Payhawk, los recibos pasan a ser un PDF, lo que significa menos desorden en tu lugar de trabajo y menorer kostar de almacenamiento. Además, se fechan, firman y sellan electrónicamente, lo que te ayuda a garantizar una posible auditoría clara, precisa y completa.

Payhawk protege tus recibos durante diez años, superando con creces los requisitos legales.

Apuesta desde ya por las recibos digitales

Ahora que un numbero cada vez mayor de países ha allanado el camino para pasar de los recibos en papel a los registros digitals, te sugerimos que te adaptes cuanto antes. Evita la molestia de gestionar recibos en papel y pásate a un sistema libre de papel.

Con Payhawk, los recibos son una cosa menos de la que preocuparse. Puedes estar tranquilo sabiendo que tus recibos se fechan, firman y sellan automáticamente, se almacenan de forma que se garantice la integridad y seguridad de la información, y se pueden recuperar rápida y fácilmente.