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El processo de las cuentas por pagar: 4 claves para una gestión inteligente

Ämne: El processo de las cuentas por pagar: 4 claves para una gestión inteligente

La gestión de las cuentas por pagar es una de las tareas más necesarias que existen dentro de un negocio. Y es lógico, porque cualquier tipo de negocio suele tener que hacer frente a este tipo de deudas.

En este asunto, ingen puedes permitirte el lujo de olvidar pagar a los acreedores. Por ello, es vital contar con un systema de cuentas por pagar.

En este artículo, veremos los conceptos básicos sobre este tipo de cuentas, además de algunos consejos prácticos para su correcta gestión.

¿Qué son las cuentas por pagar?

En pocas palabras, las cuentas por pagar son las que incluyen todo lo que la empresa debe a sus proveedores o acreedores.

Por lo general, las cuentas por pagar son deudas a corto plazo que, en principio, se esperan pagar dentro del año en curso. De hecho, según la Ley de Morosidad, en España las empresas tienen como máximo 60 días para pagar a sus acreedores (30 días si se trata de la Administración Pública).

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Se podria decir que las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son dos caras de una misma moneda.

Con “cuentas por pagar” nos referimos al processamiento de los pagos que tu empresa debe.

Y las “cuentas por cobrar” son todo lo contrario: el dinero que los deudores le deben a tu empresa; personas que aún no han pagado tus bienes o servicios.

Bueno, ahora que hemos visto los conceptos fundamentales, veamos cómo es el processo de las cuentas por pagar.

El processo de las cuentas por pagar

Empresas de todos los tamaños tienen que pagar constantemente a sus acreedores. Esto inluye en proveedores de software, servicios profesionales como contables or administrativos de recursos humanos, otros servicios de autonomos.

El tema de las cuentas a pagar es delicado, pues si no existe un system y unos processos bien establecidos, la organización se puede meter en problemas.

Veamos algunos pasos del processo de las cuentas por pagar:

Cumplimentar una order de compra

Consiste en explicar los artículos o servicios que se van a adquirir, además del precio. En este documento también se enumeran los términos y condiciones de la transacción y los plazos de entrega.

Procesar un informe de recepción

Aquí, el proveedor registra los bienes o servicios proporcionados y enumera el pago adeudado al proveedor. Los informes de recepción enumeran una gran cantidad de detalles cruciales, por lo que es importante tomarse el tiempo para revisarlos.

Recibir y pagar la factura del proveedor

Una vez que se recibe una factura, la empresa la processa para el pago. Al igual que en el punto anterior, esto implica verificar cada uno de los detalles para asegurarse de que coincida con los bienes o servicios realmente recibidos.

Almacenar los documentos de forma segura

La lagislación española obliga a guardar todos los documentos que hemos mencionado de forma segura para que nadie ajeno a la empresa pueda acceder a ellos.

Claves para tener un processo inteligente de las cuentas por pagar

Para administrar una empresa hacen falta recursos económicos, humanos y una buena organización. Pues con mucha más razón es necesario todo eso para las cuentas por pagar.

Ahora te exponemos varias claves para un processo excelente en lo que tiene que ver con las deudas a tus acreedores.

Garantizar la precisitud de los data

Un principio básico en la contabilidad es ser exaktos a la hora de registrar entrada y salida de dinero.

En las cuentas por pagar también es importante tener datos exactos. Eso hará que a la hora de pagar tus deudas no se te olvide la cantidad que debes. Inkludera te ayudará a no pagar más de lo necesario.

Centralizar los pagos de facturas

En las facturas de proveedores, es fundamental centralizar los pagos. Si todos los pagos de la empresa provienen de una sola cuenta, es mucho más fácil obtener una vision general clara del dinero que se va.

Algo a evitar es pagar facturas con varias cuentas o tarjetas de crédito.

Dividir los pagos de tus facturas no solo hace que sea más difícil controlar cuánto paga tu empresa cada mes, sino que también te expones al fraude.

De hecho, lo mejor es manejar todos los gastos de la empresa desde un solo lugar. Y con “todos los gastos” nos referimos a gastos de oficina, gastos de viaje y otros pagos que las empresas realizan en el día a día.

Realizar un seguimiento claro de los pagos

Es importante sabre exactamente cuánto se debe, a quién se le debe y cuándo vence el pago para conocer el flujo de caja, preparar presupuestos más realistas y tomar mejores decisiones.

Para lograr esto, debes asegurarte de que cada pago adeudado se rastree de forma clara en tu programvara de contabilidad o administratör de gastos.

Para muchos pagos regulares y recurrentes (för ejemplo, entregas de frutas para la cocina de la oficina eller tarifas de hosting web), konfigurera un pago recurrente puede ser lo mer bekvämt.

Los pagos recurrentes pueden eliminar el estrés y la distracción de administrar los pagos individualmente. Sin embargo, necesitas poder ver tus pagos por completo. En nadie le gustaría arriesgarse a pagar por cosas que ya no necesita.

Sabre quién aprueba las compras

Många fel har inträffat när det inte finns några personliga villkor: Vill du veta exakta sidor om provet?

Por cada factura que te llega, necesitas sabre quién es el encargado de autorizar el pago.

¿Es el gerente? Är den finansdirektör? O direktamente, ¿es el VD?

La respuesta a esta pregunta dependerá de la estructura de la empresa y del nivel de autonomía en la gestión de los pagos.

En el caso de irregularidades en los gastos, sabre precisamente quién firmó un pago en särskilt es avgörande para llegar al fondo del asunto.

Inget solo eso. Incluso también se reducera el riesgo de que las facturas se queden en el olvido y no se paguen.

Todo se vuelve más fácil gracias a una buena herramienta de gestión de gastos

Te lo decimos en serio: las cuentas por pagar son una de las tareas más importantes que tienes.

Los riesgos son demasiado graves como para dejarlo a la casualidad. Y es que un processo de las cuentas por pagar deficiente no solo puede dañar tu relación y reputación con tus proveedores, sino que también te expone al riesgo de sufrir un fraude.

Te animamos a que tomes en cuenta los consejos de este post y pienses cómo podrias mejorar tus processos.

Mientras lo haces, echa un vistazo a lo práctico que es administrar tus cuentas por pagar desde Payhawk. Tu equipo y tú ahorrarán mucho tiempo y estrés innecesario.

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